Het KITLV werd opgericht in 1851 als een Vereniging. Vanaf de oprichting in 1851 tot 2001 was het beheer van het KITLV namens haar leden de verantwoordelijkheid van het dagelijkse bestuur van de Vereniging. Op 1 januari 2001 werd het KITLV een instituut van de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW). Op 1 juli 2014 werd de zorg van de wereldberoemde collecties (boeken, handschriften, beeldmateriaal en andere unica met betrekking tot Zuidoost-Azië en het Caribisch gebied) van de Vereniging aan de Universiteit Leiden toevertrouwd.

Het KITLV is verdergegaan als een onderzoeksinstituut van de KNAW, nog steeds gehuisvest op de campus in Leiden. De Vereniging blijft eigenaar van alle collecties verworven tot 1 juli 2014. Daarnaast bezit de Vereniging een vermogen waarvan de opbrengsten ten goede komen aan de doelstelling van de Vereniging.

De Vereniging KITLV is naast een ledenorganisatie ook een internationale netwerkorganisatie (Members Association). De activiteiten van de Vereniging zijn nauw verbonden met die van het KNAW-instituut KITLV en zijn gericht op zowel leden als niet-leden.

Doelstelling

Het doel van de Vereniging is de bevordering van de studie van de taal-, land- en volkenkunde en de geschiedenis van Zuidoost-Azië, van het Zuidzee-gebied en van het Caribisch gebied en zijn omgeving. Zij tracht dit doel te bereiken door:

• het in stand houden, uitbreiden en ontsluiten van de collecties, zijnde:
• • de verzameling wetenschappelijke publicaties
  • de bijzondere verzamelingen, te weten: de verzameling Oosterse en Westerse handschriften, de verzameling prenten en tekeningen, de verzameling kaarten en atlassen, de verzameling foto’s, de verzameling audiovisuele informatiedragers en mogelijk nieuw te vormen bijzondere verzamelingen.
• het uitgeven van boeken en de tijdschriften Bijdragen tot de Taal-, Land- en Volkenkunde(BKI) en de New West Indian Guide/Nieuwe West-Indische Gids(NWIG).
• het verrichten van wetenschappelijk onderzoek en het bevorderen van het doen van wetenschappelijk onderzoek door het KNAW-instituut KITLV.
• het aan leden en andere belangstellenden bieden van een podium voor het verwezenlijken van de doelstellingen van de Vereniging.

Statuten

Wat doet de Vereniging?

• KITLV  is de eigenaar van een omvangrijke en unieke wetenschappelijke collectie over Zuidoost-Azië, in het bijzonder Indonesië, en de Cariben, in het bijzonder de Nederlandse Cariben. Sinds 2014 wordt de collectie beheerd door de Universiteitsbibliotheek Leiden(UBL).
• Vereniging KITLV verwerft zelf collecties. De Vereniging legt zich hierbij toe op unica (archieven, beeldmateriaal, audiovisueel materiaal). Met de UBL is hierover een procedure afgesproken en een schenkingsakteopgesteld voor ontvangst, ordening en overdracht van dergelijke collecties. In bijzondere gevallen kan de Vereniging KITLV financieel bijdragen aan ordening en ontsluiting.
• De Vereniging financiert op verschillende manieren wetenschappelijke onderzoek over de regio’s. Naast een jaarlijkse financiële bijdrage aan het instituut KITLV financiert de Vereniging activiteiten, publicaties en onderzoek via verschillende fondsen: het Activiteitenfonds, het Publicatie- en ontsluitingsfonds, het Dr. Silvia W. de Groot Fonds, het Adatrechtfonds, het Philippus Corts Fonds en in het verleden het Professor Teeuwfonds (in 2016 opgeheven).
• De Vereniging ondersteunt het publicatiebeleid van KITLV.  Vanaf 1 januari 2013 zijn de productie, distributie en verkoop van boeken van het KITLV (inclusief de Verhandelingenen Caribbean Series) alsmede de publicatie van de Open Access tijdschriften Journal of the Humanities and Social Sciences of Southeast Asia and Oceania(BKI) en de New West Indian Guide (NWIG) de verantwoordelijkheid van Brill Publishers. Beide tijdschriften worden volledig gefinancierd door de Vereniging KITLV, waardoor alle kosten voor Open Access publiceren zijn gedekt.
• De Vereniging organiseert activiteiten (o.a. seminars, lezingen, publieksmiddagen etc.) die toegankelijk zijn voor wetenschappers en het brede publiek. Ook subsidieert de Vereniging activiteiten die door derden worden georganiseerd en die in de lijn liggen van de doelstelling van het KITLV. Voor het indienen van een aanvraag voor subsidie van een activiteit zijn criteria opgesteld.